Administrasjon og fasiliteter

Daglig drift av kontorer, bygninger, innkjøp av kontormateriell, arkivering og andre støttefunksjoner. 

Administrasjon og fasiliteter er selve “maskinrommet” i små og mellomstore bedrifter (SMB). 

Dette er støtteprosesser som gjør at alt annet fungerer: kontor, systemer, materiell, arkiv og intern service. 

En ryddig og strukturert administrativ prosess gir stabil drift, reduserer kostnader og frigjør tid til kjernevirksomheten. 

Her er de viktigste stegene i administrasjons- og fasilitetsstyring for SMB: 

1. Planlegging og organisering av drift 
Definer hvilke administrative oppgaver som skal håndteres: kontor, post, telefoni, resepsjon, dokumenthåndtering, møterom osv. 
Lag årsplan for driftsoppgaver og ansvar. 
Etabler tydelige rutiner for bestilling, vedlikehold og oppfølging. 
Mål: Forutsigbar og effektiv administrasjon i det daglige. 
2. Innkjøp og kontorutstyr 
Kjøp inn kontormateriell, møbler, datautstyr og forbruksmateriell etter behov. 
Lag rammeavtaler med faste leverandører for bedre pris og kontroll. 
Hold oversikt over forbruk og beholdning. 
Mål: Riktig utstyr tilgjengelig – uten unødvendig lager og kostnader. 
3. Dokumenthåndtering og arkivering 
Etabler en felles struktur for lagring (digitale mapper, SharePoint, OneDrive). 
Arkiver kontrakter, fakturaer, protokoller og korrespondanse etter lovpålagte krav. 
Sett rutiner for sletting, sikker lagring og tilgangsstyring (GDPR). 
Mål: Orden i dokumentene – alt finnes igjen, raskt og trygt. 
4. Fasilitetsforvaltning (kontorer og bygninger) 
Følg opp drift av lokaler: renhold, energi, sikkerhet, vedlikehold og leieavtaler. 
Planlegg serviceavtaler og eventuelle inspeksjoner. 
Samarbeid med leverandører av tekniske tjenester (vaktmester, IT, renhold, alarm). 
Mål: Trygge og funksjonelle arbeidslokaler med minimal driftsstans. 
5. Møte- og ressursadministrasjon 
Organiser møter, arrangementer og interne aktiviteter. 
Hold oversikt over møterom, kjøretøy, teknisk utstyr og felles ressurser. 
Bruk digitale løsninger som Microsoft Bookings, Outlook, eller Teams Rooms. 
Mål: Effektiv ressursbruk og smidig intern koordinering. 
6. Intern kommunikasjon og støtte 
Sikre god flyt av informasjon mellom ledelse, ansatte og samarbeidspartnere. 
Opprett enkle kanaler for intern informasjon (intranett, Teams, nyhetsbrev). 
Gi praktisk støtte til kollegaer – alt fra reiser til rapportering. 
Mål: Alle vet hva som skjer, og får hjelp når de trenger det. 
7. Sikkerhet, vedlikehold og beredskap 
Sørg for at bygninger, utstyr og data er sikret mot skade og misbruk. 
Ha rutiner for brann, innbrudd, førstehjelp og evakuering. 
Oppdater kontaktlister, beredskapsplaner og forsikringer. 
Mål: Sikker og robust drift i alle situasjoner. 
8. Oppfølging og forbedring 
Evaluer driften jevnlig: Hva fungerer? Hva kan effektiviseres? 
Samle inn forslag fra ansatte om bedre rutiner eller systemer. 
Bruk enkle KPI-er (kostnad per m², responstid, brukerfornøydhet). 
Mål: Kontinuerlig forbedring av støttetjenestene. 

💡 Tips for små og mellomstore bedrifter: 

Dokumentér alt i én digital plattform (for eksempel Microsoft 365). 
Automatiser faste oppgaver (påminnelser, bestillinger, vedlikeholdsplaner). 
AI kan hjelpe med dokumentstyring, avtaleoversikt og intern kommunikasjon.