Innkjøp og anskaffelse

Sourcing av leverandører, forhandlinger, innkjøpsordre, varemottak og leverandørstyring. 

Innkjøp og anskaffelse er en av de mest sentrale støtteprosessene i små og mellomstore bedrifter (SMB). 

En strukturert innkjøpsprosess sikrer at bedriften får riktige varer og tjenester, til riktig tid, pris og kvalitet, samtidig som man bygger gode relasjoner til leverandører. 

Her er de viktigste stegene i innkjøp- og anskaffelsesprosessen for SMB: 

1. Behovsidentifisering 
Kartlegg hva virksomheten trenger – varer, tjenester eller utstyr. 
Vurder hvorfor behovet oppstår, og om det finnes alternativer (f.eks. leie, dele, gjenbruke). 
Definer krav til kvalitet, mengde, leveringstid og budsjett. 
Mål: Klart definert behov før innkjøp starter. 
2. Leverandørsøk og vurdering 
Finn aktuelle leverandører via nettverk, anbefalinger eller leverandørdatabaser. 
Vurder pris, kvalitet, leveringsdyktighet, service og bærekraft. 
Sjekk referanser og sammenlign tilbud. 
Mål: Velg pålitelig leverandør som passer bedriftens behov og verdier. 
3. Forhandling og avtaleinngåelse 
Forhandle pris, betalingsbetingelser, levering og garantier. 
Avklar også eventuelle tilleggstjenester (support, serviceavtale, returordning). 
Formaliser avtalen skriftlig (kontrakt, rammeavtale eller bestillingsbetingelser). 
Mål: En tydelig avtale som beskytter både kunde og leverandør. 
4. Innkjøpsordre og bestilling 
Opprett bestilling i system (ERP, Excel, e-post eller innkjøpsportal). 
Inkluder ordrebeskrivelse, pris, leveringsadresse, referanse og betalingsbetingelser. 
Send bekreftelse og oppdater interne oversikter. 
Mål: Riktig bestilling – ingen misforståelser. 
5. Varemottak og kontroll 
Mottak varer eller tjenester ved levering. 
Kontroller antall, kvalitet og samsvar med bestilling. 
Registrer avvik eller reklamasjoner umiddelbart. 
Mål: Sikre at det som er levert faktisk stemmer med avtalen. 
6. Fakturakontroll og betaling 
Sammenlign faktura med bestilling og mottak (3-parts kontroll). 
Godkjenn og betal innen frist for å opprettholde gode relasjoner. 
Bokfør i regnskapssystem. 
Mål: Ryddig og korrekt betaling – ingen feil eller forsinkelser. 
 7. Leverandøroppfølging og evaluering 
Evaluer leverandørens ytelse jevnlig: pris, kvalitet, levering og kommunikasjon. 
Registrer erfaringer og eventuelle forbedringspunkter. 
Bygg langsiktige relasjoner med de beste leverandørene. 
Mål: Stabile leveranser og løpende forbedringer i forsyningskjeden. 
8. Kontinuerlig forbedring og bærekraft 
Se etter muligheter for mer bærekraftige og kostnadseffektive innkjøp. 
Bruk digitale verktøy (Planner, Lists, Power Automate, AI) for å automatisere deler av prosessen. 
Mål: Effektiv, sporbar og ansvarlig anskaffelsesprosess.