AI i kundeservice

Bruk av Copilot og Teams til å forbedre responstid, dokumentasjon og kundeopplevelse.

Kundeservice som konkurransefortrinn – med AI som assistent​

Kundeservice er mer enn å svare på spørsmål – det er en mulighet til å bygge lojalitet og styrke omdømmet. For små og mellomstore bedrifter (SMB) kan AI og digitale verktøy gjøre kundestøtten raskere, mer personlig og mer lærende. Her får du en praktisk oversikt over hvordan AI kan forbedre kundeserviceprosessen – fra første henvendelse til kontinuerlig forbedring.

Microsoft 365-verktøy som passer til kundeservice og kundestøtte:

• Microsoft Lists – for registrering og oppfølging av henvendelser
• Microsoft Teams – for intern kommunikasjon og samarbeid
• Microsoft Outlook – for kundekontakt og oppfølging
• Microsoft Copilot – for oppsummering, forslag til svar og analyse
• Microsoft Forms – for tilbakemeldinger og kundetilfredshet

1. Motta og registrere henvendelser
Samle inn saker fra telefon, e-post, nettside, chat og sosiale medier. Bruk Lists eller CRM for oversikt.
2. Kategorisere og prioritere
Sortér etter type og alvorlighetsgrad. Tildel ansvarlig person.
3. Analysere og løse problemet
Bruk kunnskapsbank, sjekklister og AI-verktøy for rask og korrekt løsning.
4. Kommunisere med kunden
Bekreft mottak, hold kunden oppdatert og vær tydelig og løsningsorientert.
5. Avslutte saken og dokumentere
Bekreft løsning, dokumenter erfaring og oppdater FAQ eller kunnskapsbase.
6. Oppfølging og kundetilfredshet
Send tilbakemeldingsskjema og bruk svarene til forbedring.
7. Analyse og forbedring
Mål svartid, løsningstid og kundetilfredshet. Bruk AI til å identifisere mønstre og forbedringsområder.

---