AI som strukturhjelper

Hvordan AI-agenter kan hjelpe med planlegging, oppgavefordeling og fremdrift i små team. Bruk av Planner og Lists med Copilot.

Leveranse med presisjon – slik styrker AI produksjonen i SMB

Produksjon og tjenestelevering er selve hjertet i mange små og mellomstore bedrifter. Det handler om å levere riktig kvalitet, til rett tid, med god ressursutnyttelse. Med AI og digitale verktøy kan SMB forbedre planlegging, kontroll og kundetilfredshet – og samtidig frigjøre tid til videreutvikling.

Microsoft 365-verktøy som passer til produksjon og tjenestelevering:

• Microsoft Planner – for produksjonsplaner og oppgavefordeling
• Microsoft Excel – for ressursoversikt, kostnadsberegning og fremdriftsanalyse
• Microsoft Power Automate – for automatisering av rutiner og varsler
• Microsoft Teams – for koordinering og statusmøter
• Microsoft Copilot – for oppsummeringer, forslag og analyser

1. Planlegging og forberedelse
   Definer hva som skal leveres, når og hvordan. Lag realistiske planer for personell, utstyr og råvarer.
2. Innkjøp og klargjøring av ressurser
   Sørg for at alt er klart før leveransen starter – enten det er materialer, kompetanse eller dokumentasjon.
3. Produksjon eller utførelse av tjeneste
   Utfør jobben i henhold til standarder og rutiner. Overvåk fremdrift og kvalitet underveis.
4. Kvalitetskontroll og testing
   Sjekk at resultatet oppfyller kravene. Oppdag og rett feil før levering.
5. Leveranse til kunde
   Lever produktet eller tjenesten som avtalt. Dokumenter leveransen og informer kunden.
6. Kundeoppfølging og evaluering
   Bekreft at kunden er fornøyd. Registrer feil og forbedringsforslag. Tilby videre samarbeid.
7. Kontinuerlig forbedring
   Analyser data og erfaringer. Identifiser forbedringspunkter og involver ansatte i neste planleggingsrunde.

---

Smart innkjøp – AI som innkjøpsrådgiver for SMB

Gode innkjøp handler om mer enn pris. For små og mellomstore bedrifter (SMB) er innkjøp og anskaffelse en nøkkelprosess som påvirker både økonomi, kvalitet og leveranseevne. Med AI og digitale verktøy kan SMB få bedre oversikt, forhandlingsevne og kontroll – og samtidig bygge sterke relasjoner til leverandører.

Microsoft 365-verktøy som passer til innkjøp og anskaffelse:

• Microsoft Excel – for budsjett, tilbudssammenligning og fakturakontroll
• Microsoft Planner – for innkjøpsplaner og oppgavefordeling
• Microsoft Outlook – for leverandørkontakt og avtaleoppfølging
• Microsoft SharePoint – for lagring av kontrakter og avtaler
• Microsoft Copilot – for tilbudsanalyse, avtaleutkast og forbedringsforslag

1. Behovsidentifisering
   Kartlegg hva virksomheten trenger – varer, tjenester eller utstyr. Vurder alternativer som leie, gjenbruk eller samarbeid.
2. Leverandørsøk og vurdering
   Finn aktuelle leverandører og vurder pris, kvalitet, leveringsevne og bærekraft. Sammenlign tilbud og sjekk referanser.
3. Forhandling og avtaleinngåelse
   Forhandle pris, levering og garantier. Formaliser avtalen skriftlig – kontrakt, rammeavtale eller bestillingsbetingelser.
4. Innkjøpsordre og bestilling
   Opprett bestilling i system (Excel, e-post eller innkjøpsportal). Inkluder pris, leveringsadresse og betalingsbetingelser.
5. Varemottak og kontroll
   Mottak varer eller tjenester. Kontroller antall, kvalitet og samsvar med bestilling. Registrer avvik umiddelbart.
6. Fakturakontroll og betaling
   Sammenlign faktura med bestilling og mottak. Godkjenn og betal innen frist. Bokfør i regnskapssystem.
7. Leverandøroppfølging og evaluering
   Evaluer leverandørens ytelse jevnlig. Registrer erfaringer og forbedringspunkter. Bygg langsiktige relasjoner.
8. Kontinuerlig forbedring og bærekraft
   Se etter mer bærekraftige og kostnadseffektive innkjøp. Bruk digitale verktøy og AI for å automatisere prosessen.

---